Imagine a seguinte situação: o representante organiza a sua agenda e roteiro do dia, viaja até outra cidade para atender um determinado cliente, apresenta seus produtos, faz a negociação, emite o pedido e, ao chegar no financeiro da empresa, o pedido não é faturado porque o cliente ainda não pagou a última compra. Circunstâncias como essa mostram que, além de criar uma preocupação financeira, o cliente que está inadimplente também pode causar desperdício de tempo e entraves na gestão dos representantes.

O controle sobre os clientes que estão com títulos vencidos e a comunicação transparente da indústria com os representantes sobre esses dados agiliza os processos e otimiza os resultados da empresa. Com essa informação em mãos três ações são possíveis:

1. Solicitar que o representante não visite o cliente

Visitar um cliente que não fez um pagamento e que tem se mostrado indisposto para negociações, em muitos casos é um desperdício de tempo e dinheiro. Ao invés de gastar tempo com o deslocamento, com o esforço de analisar um pedido na indústria que não será aprovado, dinheiro com a gasolina, entre outros, o representante pode visitar outro estabelecimento, ou reprogramar as suas visitas para atender a região desse cliente que tem o título pendente em outro momento.

2. Sugerir que o representante faça a cobrança

A cobrança do pagamento pode ser feita pelo setor financeiro da empresa ou, de modo mais informal, pelo próprio representante que atende este cliente. Em um primeiro momento, pode ser mais interessante que o representante faça essa abordagem, pois ele conhece o cliente pessoalmente e fará esse contato de forma mais sutil, podendo agilizar a negociação da dívida.

Em qualquer uma das hipóteses, a indústria ou distribuidora e os representantes devem ter clareza sobre quem são esses clientes e quanto estão devendo, e também uma compreensão sobre os termos que poderão ser negociados e como a abordagem deve ser feita. Saber o roteiro para lidar com essas questões permite agilizar a negociação do débito e evita que o cliente seja cobrado duas vezes, o que pode gerar descontentamento e propensão em não saldar a dívida no curto prazo.

3. Apresentar termos de negociação mais interessantes

Se o cliente tem um pagamento em aberto, não significa, necessariamente, que não se deve vender para ele. Saber dessa condição com antecedência, porém, traz uma “vantagem” na negociação. O representante pode, por exemplo, dizer que não é possível emitir o pedido sem que ele pague o valor devido, ou ainda que não pode dar um desconto maior porque há um registro de pagamento em aberto. Ou seja, utilizando os termos de negociação adequados, é possível manter o cliente, cobrar o que ele está devendo e ainda aumentar a rentabilidade da próxima venda.

Definir regras

Para não ter nenhuma confusão nesses casos, é importante conversar com a sua equipe de vendas e com o departamento financeiro da empresa para definir com antecedência qual o melhor procedimento a ser realizado quando um título estiver vencido.

Algumas questões podem dar um direcionamento para esse processo, e deixar claras as informações que devem ser comunicadas para o departamento financeiro da empresa e também aos representantes comerciais. Por exemplo:

• Quem fará o primeiro contato, a empresa ou o representante comercial?
• Qual abordagem deve ser feita?
• Quais termos de negociação é possível utilizar?
• Para empresas em qual situação a visita não deve ser feita? (Títulos vencidos há mais de “x meses” e com valor acima de “x reais” devem ser abordados pelo departamento financeiro ou por cobrança externa).

Ter essas diretrizes bem definidas e transparentes com os seus parceiros de trabalho automatiza as tomadas de decisão, dando maior praticidade à gestão das cobranças.

Como avisar os representantes?

A clareza nas informações é essencial para que as melhores atitudes sejam tomadas e os riscos de fechar um negócio com determinado cliente sejam analisados antes mesmo de iniciar a venda. O aviso sobre quais clientes estão com títulos vencidos pode ser feito com o envio de uma listagem por e-mail aos representantes. Esse formato, porém, permite que ocorra algum imprevisto que pode dificultar e atrapalhar o processo, por exemplo:

• O representante não vê o e-mail.
• O representante também atende outras empresas, e se confunde com a listagem de clientes.
• O representante não teve tempo para atualizar as informações dos clientes antes das visitas.
• Quando o cliente pagar o título devido, o representante demora a receber ou a atualizar essa informação.

Para solucionar esses problemas, a melhor forma de gerenciar essas informações e facilitar a comunicação entre o gestor e seus representantes é com o apoio de uma ferramenta de gestão de vendas integrada com toda a sua equipe de vendedores, como a Meus Pedidos. Neste sistema, a indústria insere o aviso de título vencido, seu valor e outras informações pertinentes no cadastro do cliente. Esta informação é atualizada automaticamente para todos os representantes, e fica visível ao lado do nome do cliente no cadastro, ao organizar a sua agenda de visitas pelo programa, ou ao tentar emitir um pedido pelo computador, tablet ou smartphone.

Exemplo de aviso de título vencido no Meus Pedidos

Além disso, outras informações importantes para a negociação com o cliente em débito, como o registro de quais títulos estão vencidos, juntamente com o seu valor e data, também podem ser acessados pelos representantes.

Exemplo de demonstração dos dados adicionais de títulos vencidos no Meus Pedidos

Assim, o representante saberá com antecedência da situação do cliente e poderá fazer o que foi indicado pela empresa: não visitar, cobrar ou negociar termos mais atrativos para a indústria
Com soluções simples e uma comunicação adequada, é possível driblar essa questão e até mesmo aumentar os benefícios para a indústria a partir de uma situação antes vista como um problema.

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